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Richtiger Umgang mit ausgeschiedenen Ansprechpartnern

AkquiseManager Best Practise

Ansprechpartner-Status richtig einsetzen

Screenshot Ansprechpartner-Bearbeitungsmaske mit Markierung der Ansprechpartner-Status-Einstellung.

Um immer auf dem laufenden Stand hinsichtlich des Kontakts mit einem Kunden sein zu können, benötigt man nicht nur Eintragungen in den Aktivitäten oder erweiterte Hintergründe in den Notizen. Ebenso ist es natürlich oft ein wichtiger Faktor, mit wem bestimmte Sachverhalte besprochen und vereinbart wurden.

Hier kommen die Ansprechpartner ins Spiel. Diese werden als Teil des Kundendatensatzes angelegt und stellen durch ihre verschiedenen Positionen und Zugehörigkeiten zu Abteilungen die passenden Anlaufstellen für Ihre verschiedenen Belange dar. Doch wie soll man am besten verfahren, wenn einer der vorhandenen Ansprechpartner aus dem Unternehmen ausscheidet oder nicht mehr für einen Bereich zuständig ist? So viel sei vorweggenommen: Das Löschen des Ansprechpartner-Eintrags ist die falsche Methode! Dazu mehr ein wenig weiter unten.

Verwenden Sie am besten von Anfang den sogenannten "Ansprechpartner-Status". Genauso wie die Kampagnen-Status, sind die verschiedenen Statusangaben frei definierbar und können angeben, ob ein/e Ansprechpartner/in z. B. aktiv, ausgeschieden oder temporär in Mutterschutz ist (mehr zur Definition von Statusangaben im zweiten Punkt des Artikels). Damit Sie festhalten können, dass ein Ansprechpartner das Unternehmen verlassen hat, bietet es sich also an, in dessen Anlage-/Bearbeitungsmaske den Status von "aktiv" auf "ausgeschieden" zu ändern [Abb. 1].

Screenshot Bereiche "Ansprechpartner" und "Aktivitäten" eines Kundendatensatzes mit verschiedenen Markierungen

Nach dem Speichern des Statuswechsels wird der Ansprechpartner in der Übersicht weiterhin dargestellt, allerdings sind seine eingetragen Daten nun ergraut. Der Vorteil dieses Verfahrens zeigt sich durch einen Blick in den Aktivitäten-Bereich des Kundendatensatzes: Alle Dokumentationen, welche im Zusammenhang mit dem gerade als ausgeschiedenen markierten Ansprechpartner erstellt wurden, besitzen weiterhin einen klaren Verweis auf ihn. Für die Verdeutlichung, dass der Gesprächspartner von damals aber zukünftig nicht mehr zur Verfügung steht, wird jetzt der Status "ausgeschieden" neben seinem Namen dargestellt [Abb. 2].

Screenshot Bereiche "Ansprechpartner" und "Aktivitäten" eines Kundendatensatzes mit verschiedenen Markierungen

Und warum sollte ein Ansprechpartner nicht gelöscht werden, wenn er doch sowieso nichts mehr mit dem Geschehen zu tun hat? Dieser Einwand ist nur teilweise richtig. Es ist zwar korrekt, dass er zukünftig für kommende Anliegen nicht mehr kontaktiert wird. Wie Abbildung 3 jedoch zeigt, verschwinden mit dem Löschen eines Ansprechpartners auch seine Verknüpfungen mit Aktivitäten aus der Vergangenheit. Die Dokumentation wäre somit lückenhaft und es kann nicht mehr nachvollzogen werden, mit wem genau welche Sachverhalte besprochen oder zusammen bearbeitet wurden.

Die notwendigen Einstellungen

Screenshot Übersicht angelegter Ansprechpartner-Status

Zum Anlegen von Ansprechpartner-Status öffnen Sie unter "Einstellungen", "Kunden, Aktivitäten,…" den gleichnamigen Einstellungsbereich. Klicken Sie auf "anlegen". In der erscheinenden Maske legen Sie die Bezeichnung des Status fest und bestimmen mit der entsprechenden Checkbox, ob seine Verwendung einen Ansprechpartner als im Unternehmen aktiv oder inaktiv (ausgeschieden, Mutterschutz, etc.) kennzeichnen soll. Nach dem Bestätigen der Eingabe durch "Speichern" ist der neu angelegte Status in einer Übersichtsmaske zu sehen und steht zur Auswahl in den Masken zur Anlage oder dem Bearbeiten von Ansprechpartnern bereit.

Screenshot der Ansprechpartner-Einstellungen im Reiter "Grundeinstellungen" mir Markierung

Um zu vermeiden, dass inaktive Ansprechpartner versehentlich angerufen oder diesen E-Mails geschickt werden, gibt es eine weitere nützliche Funktion. Sie deaktiviert Links bei ausgegrauten Ansprechpartner-Einträgen, die durch einen Klick auf die Rufnummer entweder einen Telefonanruf über eine CTI-Software einleiten oder ein externes E-Mail-Programm öffnen, wenn die E-Mail-Adresse angeklickt wird [Abb. 2]. Zu finden ist die Checkbox zur Aktivierung unter "Einstellungen", "Kunden, Aktivitäten,…", "Ansprechpartner" im Reiter "Grundeinstellungen".

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