In Ihren Angeboten von heute steckt der Umsatz von morgen!

Zwischenüberschriften in Belegen verwenden

Klare Struktur -> klar verständliches Angebot -> schnellerer Abschluss

Klare Worte können vom Gegenüber am besten verstanden werden. Diese einfache Gesprächsregel kennt so gut wie jeder Mensch. Was im persönlich geführten Dialog zumeist sehr gut funktioniert, lässt sich natürlich auch auf das geschriebene Wort übertragen. Im Vergleich zum persönlichen Gespräch und der damit verbundenen flexiblen Interaktion, sowie der sichtbaren Mimik und Gestik, braucht es aber auf dem Papier andere Hilfsmittel, um Inhalte besser verständlich zu machen.

Vor allem beim "Interpretieren" von Angeboten, die ebenfalls zum geschriebenen Wort gezählt werden können, ist dies sehr wichtig. Ein Faktor ist dabei besonders ausschlaggebend, um dem Verständnis des Kunden bei Belegen mit einer großen Anzahl von Positionen auf die Sprünge zu helfen: die saubere und übersichtliche Struktur des Dokuments.

Mit Zwischenüberschriften unterteilen Sie die aufgezählten Positionen nicht nur bei Angeboten, sondern auch bei allen Arten von verwendeten Belegen, in saubere, nach Sinngruppen unterteilte Blöcke. Somit kann der Leser beispielsweise Positionen, welche einmalige Kosten darstellen, von anderen, fortlaufenden Kosten noch schneller und eindeutiger unterscheiden. Durch die Übersichtlichkeit werden Rücksprachen hinsichtlich einzelner Bestandteile des Angebots besser vermieden, die Durchsicht/Kontrolle somit beschleunigt und die Erteilung des Auftrags an Ihr Unternehmen eher eingeleitet.

Screenshot eines Rechnungsbelegs mit markierten Zwischenüberschriften

Der Einsatz von Zwischenüberschriften in Belegen

Screenshot Positionsanlagemaske mit verschiedenen Markierungen

Bisher konnten Zwischenüberschriften direkt in der Positionsanlage-Maske durch einfaches Klicken auf den entsprechenden Punkt im Bereich "Textpositionen" in den Beleg aufgenommen werden. Anschließend kann der Wortlaut der Zwischenüberschrift frei definierbar eingetragen werden. An diesem Ablauf hat sich auch soweit nichts geändert.

Durch eine neue Funktionserweiterung ist es nun aber auch möglich, feste Vorlagen für Zwischenüberschriften zu definieren, welche dann ebenfalls im Bereich "Textpositionen" abrufbar sind. Vordefinierte Zwischenüberschriften können, wenn nötig, nach dem Einsatz jederzeit abgeändert werden. Klicken Sie dazu einfach auf ihre Position.

Im sich öffnenden Eingabefenster sind nun Änderungen am Wortlaut und/oder die Ergänzung von Text in weiteren Zeilen durchführbar. Die erste Zeile wird dabei auf Wunsch (Faktura-Einstellungen) im fertigen Beleg fett geschrieben. Sollten Sie dabei feststellen, dass der von Ihnen geschriebene Text doch den Rahmen einer prägnanten Zwischenüberschrift ein wenig sprengt, so deaktivieren Sie die sich ebenfalls im Eingabefenster befindliche Option "Zwischenüberschrift" um eine freie Textposition zu erhalten. Speichern Sie Ihre Eingabe ab.

Tipp: Auch der Einsatz von freien Textpositionen funktioniert nach dem gleichen oben beschriebenen Prinzip. Hier handelt es sich jedoch nicht direkt um eine Überschrift, sondern um die Möglichkeit, z.B. zusätzliche Erklärungstexte unabhängig von einem Artikel einfließe zu lassen.

Hier legen Sie Zwischenüberschriften an

Screenshot Maske zur Anlage einer Vorlage für eine Zwischenüberschrift

  • Begeben Sie sich unter "Einstellungen", "Faktura" zum Punkt "Textbausteine" und klicken Sie auf "Anlegen".
  • Legen Sie eine Bezeichnung für die Zwischenüberschrift fest und bestimmen ihren Wortlaut.
  • Wählen Sie im Drop-Down-Menü "Typ" den Punkt "Positions-Zwischenüberschrift" aus und speichern Ihre Eingabe ab.

Screenshot Übersichtsmaske der angelegten Zwischenüberschriften

Eine Auflistung aller Textbausteine und damit auch der angelegten Zwischenüberschriften finden Sie anschließend im Übersichtsbereich des Fensters "Textbausteine". Die Bearbeitung eines jeden Eintrags ist durch einen Klick darauf möglich.

Hinweis: Zwischenüberschriften werden nur im gleichen Bereich wie die allgemeinen Textbausteine für Belege erstellt und verwaltet. Zur Benutzung stehen sie aber nur innerhalb der Positions-Maske eines Belegs zur Verfügung.

Tipp: Nicht nur Zwischenüberschriften können auf die oben beschriebene Art angelegt werden, sondern beispielsweise auch freie Textpositionen oder Abschlusstexte.

Einen thematisch sinnverwandten Beitrag finden Sie hier:
"Beleg- und Angebotsvorlagen"

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