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Doku365 – Portallösung für Dokumentation und Kommunikation

Gestatten: Doku365

Doku365-Logo

Mit dem eigenständigen Modul "Doku365" liefert Ihnen das ARANES-Entwickler-Team ein perfektes Werkzeug, durch welches Sie ein neues Level im Bereich der Servicequalität erklimmen können. Diese Portallösung für Dokumentation und Kommunikation ermöglicht Ihnen einen permanenten Kontakt mit allen Personen, die Teil Ihres direkten Unternehmensumfelds sind. Und das ganz ohne Hotline, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr!

In diesem ersten Artikel zum Auftakt der Beitragsreihe über das Doku365-Modul zeigen wir Ihnen

  • wofür Doku365 entwickelt wurde
  • wie Doku365 eingesetzt werden kann
  • welche Leistungsmodelle zum Start von Doku365 verfügbar sind
  • wie Sie Doku365 kinderleicht selbst aktivieren und einrichten.

Schon jetzt dürfen Sie sich auf weitere Tutorials mit vielen Tipps und Tricks freuen, die Sie schnell zum Profi im Umgang mit unserem neuen Helfer in Sachen Kundenbindung, Vertriebsunterstützung oder auch Unternehmens-Management machen. Stück für Stück werden wir Ihnen so alle wichtigen Details, angereichert mit vielen Anwendungsmöglichkeiten und Erfahrungen aus der realen Praxis, vermitteln. Doch bevor das soweit ist, wir Ihnen in diesem Beitrag das System erst einmal von Grund auf vor.

Kundenservice auf einem neuen Level: Doku365 im Einsatz

Screenshot Doku365 Kundenbereich

Mit Kunden permanent in Kontakt stehen, für alle Fragen, Wünsche oder Bedürfnisse jederzeit einen Ansprechpartner vorweisen können, der sich sofort um die Anliegen kümmert oder wenigstens dem Anfragenden die Sicherheit vermittelt, gehört worden zu sein – was Großkonzerne mit Call-Centern rund um den Globus bewerkstelligen, die 24 Stunden am Tag erreichbar sind, gelingt jetzt auch kleineren Firmen, ganz ohne dafür horrende Beträge investieren zu müssen.

Doku365 ist das Werkzeug, wenn es darum geht, einen permanenten Informationsaustausch zu gewährleisten. Egal wann und wo, egal ob mit Kunden oder generell mit allen Personenkreisen in Ihrem direkten Unternehmensumfeld, wie beispielsweise Interessenten, Partnern, Lieferanten.

Der Großteil aller Anfragen dreht sich zumeist um relativ simple Hintergründe: wie kann ich das, wo finde ich jenes, wie löse ich dieses, wie ist der Stand der Dinge bei einem bestimmten Sachverhalt? Die Antworten auf diese Fragen sind oft mit allgemein gültigen Aussagen zu beantworten.

Mit Doku365 stellen Sie jedem Anfragenden einen persönlichen Bereich auf einer in Ihrem Corporate Design gestalteten Online-Plattform zur Verfügung. Hier findet er alle Antworten auf seine häufigsten Fragen vor. Doch Doku365 kann noch viel mehr! Übermitteln Sie nicht nur allgemeine Informationen, sondern auch Material, was ausschließlich für die Augen eines speziellen Kunden oder Geschäftspartners bestimmt ist. Um eine genaue Differenzierung der sichtbaren Inhalte vorzunehmen, haben Sie die Wahl zwischen zwei Quellen:

  • Doku365-Extranet
    Teilen Sie allgemeine Informationen, wie Produktkataloge, Handbücher, Corporate Identity-Vorgaben oder Datenblätter, welche sich im Extranet von Doku365 befinden, mit allen Interessenten, Kunden, Partnerunternehmen oder Lieferanten.
  • Kundenspezifische Daten
    Sind Dateien, wie Verträge, Abrechnungsunterlagen, Projektdokumentationen nur für die Verwendung und die Einsicht bei einem bestimmten Kunden vorgesehen, so werden sie im entsprechenden Datensatz hinterlegt. Von dort können sie gezielt zur Ansicht oder zum Download für ausschließlich diese Person freigegeben werden.

Doku365 ist ein komplett eigenständig funktionierendes System. E lässt sich aber auch hervorragend mit anderen ARANES-Programmen kombinieren. Bieten Sie einen noch größeren Service-Umfang, indem Sie Inhalte aus weiteren Bereichen zur Verfügung stellen:

  • AkquiseManager-Objekte
    Ob Immobilienbranche, Personalvermittlung oder Maschinenverleih: Mit den selbst erstellbaren Modulen zur Informationsverwaltung kann der AkquiseManager auf die Bedürfnisse einer jeden vertriebsorientieren Branche angepasst werden. Wie in Schaubild 2 gut zu sehen ist, kann so beispielsweise eine Hausverwaltung Daten zu einer Immobilie (Bilder, Verträge, Angaben zu durchgeführten Arbeiten) sowohl den Eigentümern (Kunden) als auch gleichzeitig externen Dienstleistern (Partnerunternehmen), wie Facility Managern, zur Verfügung stellen.
  • AkquiseManager-Formulare
    Stellen Sie z. B. ausschließlich Ihrem Interessenten- und Kundenkreis Buchungsformulare zur Verfügung, die auch direkt im Zugangsbereich eines jeden Ansprechpartners ausgefüllt werden können. Die Eintragungen sind anschließend mit dem Datensatz der entsprechenden Person verknüpft und im AkquiseManager sofort einzusehen und weiter zu bearbeiten.
  • Belege aus Fakturex
    Geben Sie Ihren Kunden mit dem Fakturex-System erstellte Belege zur Ansicht oder zum Download frei. Somit wäre beispielsweise die Einrichtung von Rechnungsarchiven auch für Kunden zu verwirklichen.

Bleiben Sie am Puls der Zeit und erweitern Sie Ihre Kommunikationskanäle um die Doku365-Plattform. Erhalten Sie somit in der heutigen, immer mehr vernetzten Welt eine permanente Verbindung zu allen wichtigen Personenkreisen aus Ihrem direkten Firmenumfeld. Entscheiden Sie flexibel, wen Sie mit welchen Inhalten versorgen möchten, ohne dabei den kompletten Zugriff auf Ihr Back-End-System über die die Einrichtung eines extra User-Accounts gewähren zu müssen.

Die Leistungsmodelle von Doku365

Genauso wie alle Software-Produkte aus dem Hause ARANES ist auch Doku365 auf die Strukturen und Bedürfnisse von kleinen/mittelständischen Unternehmen ausgerichtet. Das spiegelt sich vor allem in der Funktionalität, der effizienten Einrichtung und natürlich auch im Kostenfaktor wider. Zum Start sind zwei bedarfsorientiere Leistungsmodelle buchbar:

Version

Doku365-Accounts

Benutzer

Speicherplatz

Preis pro Monat

Doku365 Basis

500

1

3 GB

50,- € zzgl. MwSt.

Doku365 Pro

unbegrenzt

3

100 GB
(je weiteres GB 0,49 €)

99,- € zzgl. MwSt.

Simpel, logisch, effizient – so richten Sie Doku365 ein

Von der ersten Aktivierung bis zur effektiven Nutzung sind es nur vier simple und schnell zu durchlaufende Schritte. Die folgenden Punkte vermitteln Ihnen alles notwendige Wissen, um mit Doku365 in nur wenigen Minuten richtig durchstarten zu können. Ob Sie dabei für Kunden, Interessenten, Partner oder Lieferanten Accounts anlegen, hängt ganz vom vorgesehenen Einsatzzweck ab. Der Einfachheit halber wird in den anschließenden Beschreibungen aber immer von "Kunden-Accounts" gesprochen.

1. Doku365 aktivieren

Screenshot Einstellungs-Navigatons-Punkte von Doku365

Nach der Buchung und Freischaltung von Doku365 klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" auf "Doku365". Zum Anfang bringt das System drei Einstellungsbereiche mit sich, die speziell zu dessen Einrichtung dienen:

  • Einstellungen
  • Berechtigungs-Gruppen
  • Formulare

Screenshot Haupt-Einstellungsbereich von Doku365

Klicken Sie zuerst auf "Einstellungen" und aktivieren Sie die Verwendung von Doku365 über die anschließend eingeblendete Checkbox-Option. Danach werden folgende Bereiche dargestellt, in denen Sie die Grundeinstellungen vornehmen können:

  • Login
    Legen Sie hier über die Checkbox fest, ob ein Login-Vorgang nicht nur standardmäßig mit der E-Mail-Adresse des Account-Inhabers, sondern auch mit einem vorher frei definierbaren Log-in-Benutzernamen durchführbar ist.
  • Account-Anlage
    Soll ein Log-in-Benutzername bei der Anlage eines Kunden-Accounts automatisch vorgeschlagen werden, so ist dies über die erste der beiden Optionen festzulegen. Voraussetzung dabei ist, dass die Option "Log-in-Benutzername" ebenfalls aktiviert ist. Bestimmen Sie über die zweite Checkbox, ob bei der Account-Erstellung die Funktion zum Versand der Zugangsdaten an den Account-Inhaber von vorn herein aktiviert ist.
  • Logging
    Aktivieren Sie die beiden Punkte dieses Bereichs, um z. B. die Account-Logins und die getätigten Downloads von Dateien aus dem Extranet protokollieren zu lassen. Die dabei angelegten Protokolleinträge können Sie im Bereich "Kunden-Accounts" innerhalb des Kundendatensatzes auslesen.
  • Beiträge
    Werden Änderungen an den für einen Nutzer freigegeben AkquiseManager-Objekten durchgeführt, so kann er darüber jedes Mal automatisch per E-Mail benachrichtigt werden. Aktivieren Sie dafür diese Option.
  • Farben und Layout
    Legen Sie in diesem Bereich die Farbgestaltung der Doku365-Maske fest. Dafür stehen Ihnen verschiedenen Schaltflächen zur Farbauswahl zur Verfügung (Schaltfläche anklicken, anhand der Farbskala und –palette die passende Farbe auswählen und mit "OK" bestätigen). Auch Farbcode-Eingaben z. B. aus Ihrem Corporate-Identity-Handbuch können hier verwendet werden. Eine Trennlinie zwischen Kopf- und Hauptbereich des Doku365-Fensters ist hier ebenfalls als gestalterisches Element aktivierbar. Neben der Farbgestaltung, welche Sie selbst festegen, ist auch die Einbindung Ihres Logos und von Bildmaterial im Kopfbereich der Seite möglich. Kommen Sie hierfür einfach auf Ihren Kundenbetreuer zu.

Speichern Sie alle Ihre Eingaben durch einen Klick auf den gleichnamigen Button am Ende des Einstellungsmenüs ab.

2. Berechtigungsgruppen anlegen

Screenshot Maske zum Anlegen von Berechtigungs-Gruppen

Im Einstellungspunkt "Berechtigungs-Gruppen" definieren Sie verschiedene Benutzerkreise mit jeweils genau abgesteckten Grenzen hinsichtlich der Daten, die die Nutzer einsehen oder mit denen sie arbeiten dürfen.

So sollen z. B. die Mitarbeiter der Firmen, welche Sie zur Berechtigungs-Gruppe mit der frei definierbaren Bezeichnung "Partnerunternehmen" zusammengefasst haben, nur freigegebene Inhalte aus dem Extranet einsehen können. Dies bewerkstelligen Sie, indem Sie ausschließlich die Checkbox beim Punkt "Extranet" im Bereich "Berechtigungen" aktivieren. Die restlichen Zugriffsberechtigungen für Formulare, Objekte oder Belege bleiben dabei deaktiviert.

Durch einen Klick auf die Option "Standard-Rolle" geben Sie vor, welche Berechtigungs-Gruppe bei der späteren Anlage eines Kunden-Accounts als Standard-Gruppe vorausgewählt ist.

Fixieren Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche "Speichern".

3. Inhalte in Doku365 freigeben

Screenshot Einstellungsbereich für Objektfelder

Im Arbeitsschritt 2 haben Sie definiert, welche Inhalte grundsätzlich für welche Berechtigungs-Gruppe freigegeben werden sollen. Hierbei konnten Sie allerdings nur die groben Gegebenheiten definieren, z. B., dass der Doku365-Nutzer Zugriff auf das Extranet im Allgemeinen oder auf bestimmte Objekte erhält.

Arbeitsschritt 3 befasst sich jetzt mit den exakten Details der Inhalte, die die Nutzer zu sehen bekommen sollen. So können Sie in den allgemeinen Extranet-Einstellungen oder in den Bearbeitungsmenüs der jeweils freigegeben Objekte für jeden Bereich oder jedes Objektfeld genau bestimmen, ob und wo es in Doku365 angezeigt werden soll. Ausführliche Anleitungen, wie dies durchzuführen ist, erhalten Sie in weiteren Tutorials, welche sich mit der Freigabe von Daten aus den möglichen Bereichen im Detail befassen.

4. Kunden-Accounts anlegen

Screenshot Maske zur Anlage eines Kunden-Accounts

Für die Anlage eines Kunden-Accounts klicken Sie in einem Kundendatensatz auf den gleichnamigen Button im Bereich "Anlegen & Aktionen". Nach der Definition der exakten Inhalte, welche dem Kunden zur Verfügung gestellt werden soll, ist dies nun der abschließende Schritt bei der Einrichtung von Doku365. In der sich dafür öffnenden Maske haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

  • Ansprechpartner
    Legen Sie fest, welchem Ansprechpartner innerhalb eines Kundendatensatzes ein Doku365-Kunden-Account zur Verfügung gestellt werden soll. Nach Belieben können das auch mehrere Ansprechpartner beim gleichen Datensatz sein, die dann jeweils einer bestimmten oder auch mehreren Berechtigungs-Gruppe/n zugeordnet werden.
    Wählen Sie keinen Ansprechpartner aus, so wird der Account für den Kundendatensatz an sich angelegt. Der Zugang zu Doku365 erfolgt dann mit Hilfe der E-Mail-Adresse, welche in den allgemeinen Stammdaten des Datensatzes hinterlegt ist, z. B. eine "info@..." .
  • Login
    Falls vorher die entsprechende Option aktiviert wurde, kann hier ein Login-Name entweder selbst oder automatisch definiert werden.
  • Passwort
    Hier wird Ihnen das Initialisierungspasswort dargestellt, welches dem Kunden für den ersten Account-Login übermittelt werden muss. Wir empfehlen, dass die Kunden nach dem Gebrauch darauf hingewiesen werden, es baldmöglichst in neues zu ändern.
  • Zugangsdaten zusenden
    Aktivieren Sie diese Checkbox, um dem Kunden die Zugangsdaten automatisch an seine E-Mail-Adressen senden zu lassen.
  • Berechtigungs-Gruppen
    Legen Sie hier fest, welcher Berechtigungs-Gruppe der Kunde zugeordnet werden soll. Dies können auch mehrere auf einmal sein.

Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben mit Hilfe des gleichnamigen Buttons ab.Screenshot Doku365-Maske für den Kunden-Login

Mit den erstellten Zugangsdaten kann sich ein Account-Inhaber auf der Doku365-Login-Seite Zugang zu seinem persönlichen Bereich verschaffen. Zur Log-in-Maske gelangt man entweder über den Link in der E-Mail mit den Zugangsdaten oder, unter Verwendung Ihres Datenbanknamens, durch Eingabe der folgenden Adresse in die URL-Zeile Ihres Browsers: https://IhrDatenbankname.doku365.de

Doku365 ist genau die Lösung, die Sie sich schon immer gewünscht haben? Dann nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf und Ihr persönlicher Betreuer versorgt Sie gerne mit allen Informationen rund um Funktionen, Preise und Buchungsmodalitäten.

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